我近期常用的 10 項工具和選擇使用場景的邏輯

以下列出我近期最常用的 10 個數位工具，以及分享選用邏輯、實務應用情境（以下任意排序、並非以使用頻率）

googlesheet 👉 複雜資料處理、大量數據計算、小型資料庫

• 使用時機：
  • 同時針對大量數據進行概覽、處理、計算
  • 資料清理
• 使用情境：
  • 依營業數據設計可即時動態計算的損益表檢視報表畫面
  • 依產品的核心管理檔案、依據不同平台（POS機、進銷存系統、電商平台）的資料結構產出可批次匯入更新/新增的資料檔
  • 將B2B客戶訂單系統的原始資料轉換成自訂分區揀貨的列印格式

appsheet 👉 設計內部管理工具、權限設置彈性的複雜表單

• 使用時機：講求表單進階使用情境，如「依權限顯示表單欄位、即使產生表單資料、需要關聯式資料結構加速資料輸入、簡單資料自動化工作流、動態檢視基本圖表
• 使用情境：
  • 會員系統：
    • 使用者－僅可檢視個人資訊、進行會員行為
    • 管理者－可編輯會員資料、新增編輯內容
  • B2B 訂單管理系統：
    • 客戶－可查看專屬報價、進行下單、查看紀錄
    • 業務－可建立客戶報價、代客下單、查看統計資料
    • 行政、業助－可協助下單、新增客戶及品項
    • 管理者－可進行所有操作
  • 員工打卡系統：
    • 員工－打卡、檢視個人紀錄、查看薪資、排班、劃休
    • 基礎管理者－排班、查看報表、管理出勤
    • 薪資管理者－收到薪資報表、查看紀錄
    • 最高管理者－可進行所有操作

Notion 👉 儲存靜態或非高頻計算的多格式資料中心、AI 協作生產管理工具

• 使用時機：
  • 資料收集、異動頻率不高的資料內容管理、網址書籤管理、資料量不多的資料管理
  • 需要快速轉換資料的視覺排版
  • 極簡易表單需求
  • 讓 AI 基於我資料庫進行任務和回覆
• 使用情境：
  • 書籤管理、內容收藏－在行動裝置／桌機都直接將想收藏的內容新增到 Notion 、讓 Notion AI 擷取當下的靜態內容、並直接進行分類
  • 專案管理、日誌管理－結合 Notion 原生自動化（automations）、Notion AI 、Custom Agent 建置網狀工作流，產生工作日誌、排程建立待審內容
  • 商品開發、迭代管理－紀錄商品開發過程的資訊碎片、以及多種格式的相關內容（文字、圖片、影音、網址、檔案等）

n8n 👉 低執行成本、高自訂性的工作流建置工具

• 使用時機：
  • 高頻率大量執行的自動化工作流
• 使用情境：
  • 紀錄多重 LINE 官方帳號對話

make.com 👉 較高執行成本、但節點建置快速的工作流建置工具

• 使用時機：
  • 執行頻率中低、快速建置、偶爾用的自動化工作流
• 使用情境：
  • 下單數位商品後自動發送 email 通知交付檔案
  • 建置可供多 LINE 官方帳號發送推播訊息的 API 中間管道
  • 建置可對 LINE OA 圖文選單深度客製化設定的工作流

heptabase 👉 能把大腦複雜思路攤平的視覺化筆記軟體

• 使用時機：
  • 邏輯梳理、流程規劃、心智圖式靈感紀錄
• 使用情境：
  • 商業模式具象化
  • 視覺化顧客消費歷程
  • 視覺化公司營運流程
  • AI 工作流架構規劃

Adobe Illustrator、Adobe photoshop、Adobe Firefly 👉 專業且導入 AI 後產出效率更高的專業平面設計工具

• 使用時機：
  • 需發向量稿印刷的排版設計
  • 細緻修圖、精細生圖
• 使用情境：
  • 大圖輸出、名片、精細海報等印刷品
  • 幫餐廳客戶以隨手拍的餐點照生成專業的商業攝影照片
  • 圖片素材生成

Canva 👉 功能多元、素材豐富、操作直覺的一站式 AI 雲端數位創作平台

• 使用時機：
  • 簡單海報、社群圖文素材排版
  • 簡單影片製作
  • 可商用圖庫
• 使用情境：
  • 快速建立影片
  • 建立社群貼文素材
  • 製作 LINE 官方帳號圖文選單圖片

Looker studio 👉 能整合多資料源製作複雜圖表的儀表板工具

• 使用時機：
  • 彙整多資料來源、製作複的資料儀表板
• 使用情境：
  • 多視角檢視的商品銷售分析儀表板
  • 營運綜效報表
  • google search console 報表

AI 助理 👉 Gemini > Chatgpt > Claude

• 使用時機：
  • 參與討論
  • 執行單次任務
  • 執行自動化任務
• 使用情境：
  • 主題研究
  • 彙整資訊、快速摘要
  • 思辨討論
  • 定期資料探勘、摘要後回報

這樣盤點下來，我還發現了一件有趣的事：「這些工具都已經整合 AI 功能了」！

這裡面有哪些也是你常使用的？你都如何選擇呢？歡迎留言分享自己使用的工具和使用方式。